Formulario de postulación en Discord: equipo, clan o alianzas

En cuanto un servidor crece, llegan las peticiones: hay quien quiere entrar en el equipo de moderación, en el clan o cerrar una alianza con su propio servidor. Si todo eso llega por MD a distintas personas del equipo o como mensajes sueltos en un canal, se pierde, nadie sabe quién ha respondido ya y la decisión depende de quien estuviera conectado en ese momento.

Un formulario de postulación lo resuelve. Todo el mundo responde a las mismas preguntas, cada solicitud llega a un sitio fijo y el equipo vota y decide de forma transparente. En esta guía planificas tus preguntas, preparas los canales en Discord y configuras el formulario de postulación con el bot Lizbot, desde la plantilla hasta la asignación automática de roles.

Cuándo merece la pena un formulario de postulación

No toda petición necesita un formulario. Una regla práctica:

• Formulario: recibes con regularidad peticiones del mismo tipo y quieres compararlas, por ejemplo solicitudes para el equipo, ingresos al clan, alianzas, beta testers o creadores de contenido.
• Ticket: cada petición es distinta y necesita una conversación, por ejemplo colaboraciones individuales o soporte. Para eso encaja mejor un sistema de tickets.
• Nada: si incorporas a alguien al equipo dos veces al año, basta con una conversación personal.

Discord también puede pedir a los miembros nuevos que respondan preguntas antes de unirse. Eso es un control de acceso para todo el servidor. Para postulaciones al equipo, a un clan o para alianzas, que ocurren después de unirse, necesitas un formulario propio.

Planificar preguntas y tipos de campo

La calidad de tus solicitudes depende casi por completo de las preguntas. Lizbot ofrece cinco tipos de campo:

Un formulario admite hasta 15 preguntas. Cada pregunta puede ser obligatoria, las de texto tienen longitud mínima y máxima, las de número un rango permitido y las de selección de 2 a 25 opciones. El texto de una pregunta puede tener como máximo 45 caracteres, es un límite de Discord. Para indicaciones más largas tienes el campo Explicación debajo de la pregunta.

Así planificas buenas preguntas:

• Primero la decisión, luego la pregunta: piensa en qué reconoces una buena solicitud y pregunta exactamente eso. "Cuéntanos algo sobre ti" rara vez da algo útil.
• Escenarios en lugar de autoelogios: para equipos de moderación, preguntas como "Un amigo rompe las normas. ¿Qué haces?" dicen más que "¿Por qué serías un buen moderador?". Encontrarás más ejemplos en la guía sobre preguntas para postularse como moderador.
• Selección en lugar de texto libre siempre que se pueda: las opciones fijas se pueden filtrar después y ordenar en la exportación.
• Longitud mínima en las preguntas de motivación: de 20 a 30 caracteres evitan respuestas como "porque sí".
• Pocas preguntas: cinco a ocho buenas preguntas valen más que quince mediocres. En Discord aparecen como máximo cinco campos por página y cada página extra es un clic más.

Rellenar en Discord o en la web

Quienes se postulan pueden rellenar tu formulario de dos formas.

En Discord hacen clic en el botón del panel o usan /community apply. Se abre una ventana de Discord con un máximo de cinco campos. Si tu formulario tiene más preguntas, tras guardar se pasa a la siguiente página con Siguiente. El progreso se guarda y, si hay datos incorrectos, Lizbot indica el campo afectado y las respuestas válidas se conservan.

En la web inician sesión con Discord y rellenan el formulario por pasos en el navegador, también con guardado automático del progreso. Es más cómodo para respuestas largas y en el móvil. El enlace está en el editor del formulario, en Enlace al formulario web, y puedes compartirlo, por ejemplo, en la web de tu clan.

Las dos vías están activadas por defecto. Si solo necesitas Discord, desactiva Rellenar en la web en los requisitos.

1. Preparar los canales en Discord

Necesitas dos canales:

• #solicitudes para el panel con el botón. Todos los miembros pueden ver el canal, pero no escribir. Para ello, deniega a @everyone el permiso Enviar mensajes y crear publicaciones. Cómo funcionan estas restricciones por canal lo explica la guía sobre permisos de canal.
• #revisar-solicitudes como canal privado del equipo. Deniega a @everyone Ver canal y permíteselo a tus roles revisores. Cómo funcionan exactamente las excepciones de permisos lo explica la guía Cómo crear roles en Discord.

Lizbot necesita en ambos canales los permisos Ver canal, Enviar mensajes y crear publicaciones e Insertar enlaces. En el canal de revisión, Lizbot también debe poder crear hilos públicos y enviar mensajes en hilos, para que las preguntas al candidato aparezcan como hilo debajo de la solicitud. Como el canal es privado, el hilo también lo ve solo tu equipo. Si Lizbot debe dar o quitar roles al aceptar, el bot necesita además en el servidor el permiso Gestionar roles.

2. Activar el módulo y crear el formulario

Abre el panel, elige tu servidor y activa en Módulos el módulo Solicitudes. A partir de ahí, /community apply y /server applications están disponibles en Discord.

En la página Solicitudes, pestaña Formularios, tienes dos opciones:

• Nuevo formulario empieza vacío.
• Desde plantilla empieza con preguntas ya hechas. Lizbot trae 13 plantillas: solicitud para el equipo, moderación, equipo de soporte, desarrollador, equipo de eventos, jugador de esports, coach, analista, caster y streamer, unirse al clan, creador de contenido, tester beta y alianza. En Idioma de la plantilla eliges el idioma de las preguntas.

Las plantillas empiezan cerradas. Así puedes ajustar las preguntas con calma, configurar el canal de revisión y abrir el formulario solo después.

En Datos básicos defines el nombre, la descripción, el idioma de los textos predeterminados y el Texto del botón, por ejemplo "Postularme al equipo". La descripción aparece encima del formulario. Explica en ella qué pasa después, por ejemplo "Te responderemos por MD en un plazo de una semana".

3. Fijar requisitos contra el spam

En Requisitos decides quién puede postularse y con qué frecuencia:

• Espera entre envíos: en horas, 168 horas son una semana.
• Solo un envío abierto: evita que alguien envíe cinco veces seguidas.
• Antigüedad mínima de la cuenta de Discord y Tiempo mínimo en el servidor, en días.
• Roles requeridos: quien se postula necesita al menos uno de ellos, por ejemplo el rol que se obtiene tras la verificación o un nivel concreto del sistema de niveles.
• Permitir retirar: quienes se postulan pueden retirar sus envíos abiertos con un botón en el MD o en la web.

Las plantillas de equipo vienen configuradas de forma estricta a propósito: dos semanas de espera, cuenta con al menos 30 días y al menos 14 días en el servidor. Las demás plantillas usan una semana de espera y 7 días de antigüedad de la cuenta. Si alguien no cumple un requisito, Lizbot le dice el motivo y a partir de cuándo puede postularse.

4. Configurar el canal de revisión, la votación y las preguntas al candidato

En la sección Revisión eliges el Canal de revisión, los Roles revisores, que pueden votar y decidir, y opcionalmente los Roles a mencionar, que se mencionan con cada solicitud nueva. Los administradores siempre pueden revisar: los miembros con Administrador o Gestionar servidor y los roles de administración que hayas definido en Lizbot para el panel. Sin canal de revisión solo verás los envíos en el panel.

Cada solicitud aparece en el canal de revisión como un mensaje con las respuestas, la antigüedad de la cuenta, la fecha de ingreso y el origen (Discord o web). Debajo están los botones:

• Pulgar arriba y abajo: con la opción Votación, cada miembro del equipo emite su voto y el contador muestra, por ejemplo, "3 a favor, 0 en contra". Un segundo clic retira el voto.
• Hacer una pregunta: Lizbot crea un hilo debajo de la solicitud, publica allí tu pregunta y se la envía por MD a quien se postula. Esa persona contesta con el botón Responder y la respuesta aparece en el hilo.
• Aceptar y Rechazar: cada uno con un motivo opcional que quien se postula recibe por MD.

Un proceso probado para equipos: cada solicitud queda abierta 48 horas, debe haber al menos tres votos y solo se decide si nadie tiene un veto justificado. Lizbot cuenta los votos, la regla la fija tu equipo. Escríbela en el canal del equipo para que todo el mundo actúe igual. Consejos para trabajar en equipo encontrarás en la guía Equipo de moderación en Discord.

En el panel, en la pestaña Envíos, filtras por estado y formulario, abres la vista de detalle y escribes Notas internas que solo ve el equipo. Ahí también puedes aceptar y rechazar. Para que tu equipo de revisión trabaje ahí sin ser administrador, dale acceso al panel por rol.

5. Asignar roles automáticamente al aceptar

En Al aceptar defines qué roles se dan y cuáles se quitan. Lo típico: en una solicitud de clan se añade el rol "Clan" y desaparece el rol "Invitado".

En Roles al aceptar eliges entre dos modos:

• Asignar automáticamente: Lizbot asigna los roles al momento. Los roles con permisos de equipo solo los asigna si quien acepta pudiera asignarlos en Discord. Si no, aparece un aviso para asignarlos a mano.
• Asignar a mano: Lizbot no asigna nada, sino que al aceptar le recuerda al equipo qué roles debe dar. Los roles a quitar los sigue quitando Lizbot.

Para roles de moderación y de equipo, Asignar a mano es la opción segura, y por eso las plantillas de equipo vienen así. Para roles de clan o de tester sin permisos especiales encaja Asignar automáticamente. En ambos casos, el rol de Lizbot debe estar en los ajustes del servidor por encima de los roles que tiene que dar o quitar. Si aun así no funciona, te ayuda la guía sobre permisos que le faltan al bot. Tras la aceptación empieza la incorporación: cómo acompañar a los nuevos moderadores en sus primeras semanas con un manual y permisos que crecen poco a poco lo explica Formar a nuevos moderadores de Discord.

Para equipos de esports hay un atajo: si el formulario está vinculado a un equipo del módulo Esports, al aceptar, la persona entra en el roster con el estado a prueba. Más detalles en la guía Equipo de esports en Discord.

6. Personalizar los mensajes directos

En Mensajes directos, cada formulario tiene sus propios textos para Tras enviar, Al aceptar y Al rechazar. Si los dejas vacíos, Lizbot usa un texto predeterminado amable en el idioma del formulario. Las variables son {user.mention}, {user.name}, {guild.name}, {form} y {reason}.

Un ejemplo para la aceptación:

¡Bienvenido al equipo, {user.name}! Tu solicitud para {form} ha sido aceptada. Pásate por #inicio-equipo, ahí tienes todo lo que necesitas para tus primeros días.

Incluye {reason} en el rechazo si tu equipo indica motivos. Una explicación breve y objetiva ayuda a quien se postula a hacerlo mejor la próxima vez.

7. Publicar el panel y abrir el formulario

Guarda el formulario y, en la sección Publicar panel, publica el mensaje con botón en #solicitudes. También puedes hacerlo en Discord con /server applications panel. Volver a publicar actualiza el panel existente.

Abre el formulario con el interruptor Formulario abierto o con /server applications open. Con /server applications close lo retiras temporalmente, por ejemplo cuando el equipo está completo. El botón sigue visible, pero quien se postula recibe el aviso de que ahora mismo no se aceptan solicitudes. Los comandos /server applications están habilitados por defecto para los miembros con el permiso Gestionar servidor.

Prueba el formulario tú mismo una vez, lo ideal es con una segunda cuenta que cumpla los requisitos. Solo así ves si la división en páginas, el canal de revisión y los MD funcionan bien.

Plantillas: equipo, alianza, unirse al clan

Tres plantillas cubren los casos más habituales:

• Solicitud para el equipo: área (moderación, soporte, eventos, técnica, contenido), edad, zona horaria, horas por semana, experiencia previa en equipos, puntos fuertes y motivación. Los roles se asignan a mano.
• Alianza: nombre del servidor, enlace de invitación permanente, número de miembros, temática, qué ofrece a cambio y si la persona es propietaria o administradora allí. Revisa tú mismo el enlace de invitación antes de aceptar. Qué más importa en una alianza lo cuenta la guía sobre alianzas en Discord.
• Unirse al clan: nombre en el juego, rango actual, rol preferido en el equipo, días de juego, chat de voz sí o no y una presentación opcional. Combina bien con la asignación automática de roles. Cómo montar el resto del servidor de tu clan lo explica la guía Crear un Discord para tu clan.

Adapta cada plantilla a tu servidor. Una petición de alianza para un servidor de rol necesita otras preguntas que una para un clan de gaming. Las inscripciones a un torneo también funcionan bien con un formulario. Todo el proceso con check-in y calendario lo describe la guía Organizar un torneo en Discord.

Límites por plan

Todas las funciones de esta guía ya están incluidas en el plan Free. Pro y Studio solo aumentan el número de formularios. La exportación CSV está en el editor del formulario, en Exportar, o en la pestaña Envíos. Incluye estado, fechas, votos y todas las respuestas, práctico para analizarlo en una hoja de cálculo. Más detalles en la página Solicitudes.

Checklist

• Preguntas planificadas, 15 como máximo y con las menos páginas posibles
• #solicitudes legible para todos, pero sin permiso para escribir
• #revisar-solicitudes visible solo para el equipo, Lizbot puede crear hilos ahí
• Roles revisores y roles a mencionar configurados, votación activada
• Requisitos como la espera y la antigüedad de la cuenta configurados
• Roles al aceptar elegidos, el rol de Lizbot está por encima
• Textos de MD revisados, panel publicado, formulario abierto
• Probado una vez por ti mismo

Errores comunes

• Plantilla nunca abierta: las plantillas empiezan cerradas. Si no la abres, todo el mundo recibe solo el aviso de que no se aceptan solicitudes.
• Sin canal de revisión: las solicitudes llegan solo al panel y nadie del equipo se entera.
• Canal de revisión público: las respuestas suelen contener datos personales como la edad o la zona horaria. El canal es solo para el equipo.
• Rol de Lizbot demasiado abajo o sin Gestionar roles: la asignación de roles falla y Lizbot indica qué roles no se pudieron actualizar.
• MD cerrados: si alguien ha desactivado los MD del servidor, la decisión y las preguntas no le llegan. Lizbot lo indica y entonces toca contactar por otra vía.
• Demasiadas preguntas obligatorias: quien ve tres páginas de campos obligatorios abandona. Haz opcional lo secundario.