Formulaire de candidature Discord : bot pour staff, clan ou partenariat

Dès qu'un serveur grandit, les demandes arrivent : des gens veulent rejoindre l'équipe de modération, entrer dans le clan ou proposer un partenariat avec leur propre serveur. Si ces demandes passent par des MP à des membres de l'équipe ou par des messages isolés dans un salon, elles se perdent, personne ne sait qui a déjà répondu, et la décision dépend de la personne qui était connectée par hasard.

Un formulaire de candidature règle ce problème. Tout le monde répond aux mêmes questions, chaque candidature arrive au même endroit, l'équipe vote et décide de façon transparente. Dans ce guide, tu prépares tes questions, tu configures les salons sur Discord et tu mets en place ton formulaire de candidature Discord avec le bot Lizbot, du modèle jusqu'à l'attribution automatique des rôles.

Quand un formulaire de candidature vaut le coup

Toutes les demandes n'ont pas besoin d'un formulaire. Une règle simple :

• Formulaire : tu reçois régulièrement des demandes du même type et tu veux les comparer, par exemple des candidatures pour l'équipe, des demandes pour rejoindre un clan, des partenariats, des bêta-testeurs ou des créateurs de contenu.
• Ticket : chaque demande est différente et demande une discussion, par exemple des collaborations au cas par cas ou du support. Pour ça, un système de tickets convient mieux.
• Rien du tout : si tu recrutes quelqu'un dans l'équipe deux fois par an, une discussion en privé suffit.

Discord peut lui-même faire répondre les nouveaux membres à des questions avant qu'ils rejoignent le serveur. C'est un contrôle d'accès pour tout le serveur. Pour les candidatures à l'équipe, à un clan ou pour des partenariats, qui ont lieu après l'arrivée sur le serveur, il te faut ton propre formulaire.

Préparer les questions et les types de champs

La qualité de tes candidatures dépend presque entièrement des questions. Lizbot propose cinq types de champs :

Un formulaire peut contenir jusqu'à 15 questions. Chaque question peut être obligatoire, les questions texte reçoivent une longueur minimale et maximale, les nombres une plage autorisée, les questions à choix de 2 à 25 options. L'intitulé d'une question ne doit pas dépasser 45 caractères, c'est une limite imposée par Discord. Pour des consignes plus longues, il y a le champ Explication sous la question.

Pour bien préparer tes questions :

• D'abord la décision, ensuite la question : réfléchis à ce qui fait une bonne candidature et demande exactement ça. « Parle-nous de toi » donne rarement quelque chose d'utile.
• Des mises en situation plutôt que de l'autopromotion : pour une équipe de modération, une question comme « Un ami enfreint les règles. Que fais-tu ? » en dit plus que « Pourquoi ferais-tu un bon modo ? ». Tu trouveras d'autres exemples dans le guide sur les questions pour une candidature de modérateur.
• Du choix plutôt que du texte libre quand c'est possible : les options fixes se filtrent et se trient facilement dans l'export.
• Des longueurs minimales pour les questions de motivation : 20 à 30 caractères évitent les réponses du genre « parce que ».
• Peu de questions : cinq à huit bonnes questions valent mieux que quinze moyennes. Sur Discord, il y a au maximum cinq champs par page, et chaque page en plus, c'est un clic de plus.

Remplir sur Discord ou sur le site

Les candidats peuvent remplir ton formulaire de deux façons.

Sur Discord, ils cliquent sur le bouton du panneau ou utilisent /community apply. Une fenêtre Discord s'ouvre avec cinq champs au maximum. Si ton formulaire a plus de questions, ils passent à la page suivante avec Suivant après l'enregistrement. La progression est enregistrée, et en cas de réponse invalide, Lizbot indique le champ concerné tandis que les réponses valides sont conservées.

Sur le site, les candidats se connectent avec Discord et remplissent le formulaire par étapes dans le navigateur, avec là aussi une sauvegarde automatique de la progression. C'est plus confortable pour les réponses longues et sur mobile. Tu trouves le lien dans l'éditeur du formulaire sous Lien vers le formulaire web et tu peux le partager, par exemple sur le site de ton clan.

Les deux options sont activées par défaut. Si tu veux seulement Discord, désactive Remplir sur le site dans les conditions.

1. Préparer les salons sur Discord

Il te faut deux salons :

• #candidatures pour le panneau avec le bouton. Tous les membres peuvent voir le salon, mais pas y écrire. Pour ça, refuse à @everyone la permission « Envoyer des messages et créer des publications ». Le fonctionnement de ces restrictions par salon est détaillé dans le guide sur les permissions des salons.
• #candidatures-examen comme salon privé pour l'équipe. Refuse « Voir les salons » à @everyone et autorise-le pour tes rôles examinateurs. Le fonctionnement exact des dérogations est expliqué dans le guide Configurer les rôles Discord.

Dans les deux salons, Lizbot a besoin des permissions « Voir les salons », « Envoyer des messages et créer des publications » et « Intégrer des liens ». Dans le salon d'examen, Lizbot doit en plus pouvoir créer des fils publics et envoyer des messages dans les fils, pour que les questions complémentaires apparaissent dans un fil sous la candidature. Comme le salon est privé, seule ton équipe voit aussi le fil. Si Lizbot doit attribuer ou retirer des rôles à l'acceptation, le bot a aussi besoin de la permission « Gérer les rôles » sur le serveur.

2. Activer le module et créer le formulaire

Ouvre le tableau de bord, choisis ton serveur et active le module Candidatures sous Modules. Ensuite, /community apply et /server applications sont disponibles sur Discord.

Sur la page Candidatures, dans l'onglet Formulaires, tu as deux possibilités :

• Nouveau formulaire démarre avec un formulaire vide.
• Depuis un modèle démarre avec des questions toutes prêtes. Lizbot propose 13 modèles : candidature pour l'équipe, candidature modération, équipe d'assistance, candidature développeur, équipe événements, e-sport : joueur, coach, analyste, caster et streamer, rejoindre le clan, créateur de contenu, bêta-testeur et partenariat. Sous Langue du modèle, tu choisis la langue des questions.

Les modèles démarrent fermés. Tu peux ainsi adapter les questions tranquillement, choisir le salon d'examen et n'ouvrir le formulaire qu'ensuite.

Sous Infos de base, tu définis le nom, la description, la langue des textes par défaut et le Texte du bouton, par exemple « Rejoindre l'équipe ». Les candidats voient la description au-dessus du formulaire. Indique ce qui se passe ensuite, par exemple « On te répond en MP sous une semaine ».

3. Fixer des conditions contre le spam

Sous Conditions, tu définis qui peut postuler et à quelle fréquence :

• Délai entre deux candidatures : en heures, 168 heures font une semaine.
• Une seule candidature ouverte : empêche quelqu'un d'envoyer cinq candidatures d'affilée.
• Âge minimum du compte Discord et Ancienneté minimum sur le serveur, en jours.
• Rôles requis : les candidats doivent en avoir au moins un, par exemple le rôle obtenu après la vérification ou un niveau précis du système de niveaux.
• Autoriser le retrait : les candidats peuvent retirer leurs candidatures ouvertes via un bouton en MP ou sur le site.

Les modèles pour l'équipe sont volontairement stricts par défaut : deux semaines de délai, un compte d'au moins 30 jours, au moins 14 jours sur le serveur. Les autres modèles utilisent une semaine de délai et 7 jours d'âge de compte. Si quelqu'un ne remplit pas une condition, Lizbot lui explique pourquoi et à partir de quand il pourra postuler.

4. Configurer le salon d'examen, le vote et les questions complémentaires

Dans la section Examen, tu choisis le Salon d'examen, les Rôles examinateurs, qui peuvent voter et décider, et en option les Rôles à mentionner, mentionnés à chaque nouvelle candidature. Les admins peuvent toujours examiner : les membres avec « Administrateur » ou « Gérer le serveur » et les rôles admin que tu as définis dans Lizbot pour le tableau de bord. Sans salon d'examen, tu vois les candidatures uniquement dans le tableau de bord.

Chaque candidature apparaît dans le salon d'examen sous forme de message avec les réponses, l'âge du compte, la date d'arrivée sur le serveur et la source (Discord ou site web). En dessous se trouvent les boutons :

• Pouce en l'air et pouce en bas : avec l'option Vote, chaque membre de l'équipe donne sa voix, le compteur affiche par exemple « 3 pour, 0 contre ». Un deuxième clic retire la voix.
• Poser une question : Lizbot crée un fil sous la candidature, y publie ta question et l'envoie au candidat en MP. Il répond avec le bouton Répondre, et sa réponse apparaît dans le fil.
• Accepter et Refuser : chacun avec une raison facultative, que le candidat reçoit en MP.

Un fonctionnement qui a fait ses preuves pour les équipes : chaque candidature reste ouverte 48 heures, il faut au moins trois voix, et la décision n'est prise que si personne n'a de veto motivé. Lizbot compte les voix, la règle, c'est vous qui la fixez. Notez-la dans votre salon d'équipe pour que tout le monde procède de la même façon. Tu trouves des conseils pour bien travailler en équipe dans le guide Équipe de modération Discord.

Dans le tableau de bord, dans l'onglet Candidatures, tu filtres par statut et par formulaire, tu ouvres la vue détaillée et tu écris des Notes internes que seule l'équipe voit. Tu peux aussi y accepter et refuser. Pour que ton équipe de relecture puisse y travailler sans être administratrice, donne-lui un accès au dashboard par rôle.

5. Attribuer des rôles automatiquement à l'acceptation

Sous En cas d'acceptation, tu définis quels rôles sont ajoutés et lesquels sont retirés. Cas typique : pour une demande pour rejoindre le clan, le rôle « Clan » est ajouté et le rôle « Invité » est retiré.

Pour Rôles à l'acceptation, tu choisis entre deux modes :

• Attribuer automatiquement : Lizbot attribue les rôles tout de suite. Les rôles avec des permissions de staff ne sont attribués que si la personne qui accepte pourrait les attribuer elle-même sur Discord. Sinon, elle reçoit un rappel pour les attribuer à la main.
• Attribuer à la main : Lizbot n'attribue rien, mais rappelle à l'équipe, au moment de l'acceptation, quels rôles donner. Les rôles à retirer sont quand même retirés par Lizbot.

Pour les rôles de modération et d'équipe, Attribuer à la main est le choix sûr, c'est pour ça que les modèles pour l'équipe sont réglés ainsi. Pour des rôles de clan ou de testeur sans permissions particulières, Attribuer automatiquement convient bien. Dans les deux cas, le rôle de Lizbot doit être placé dans « Paramètres du serveur > Rôles » au-dessus des rôles qu'il doit attribuer ou retirer. Si l'attribution échoue malgré tout, le guide sur les permissions manquantes du bot t'aidera. Après l'acceptation commence la formation : comment accompagner les nouveaux modos pendant leurs premières semaines avec un manuel et des droits accordés progressivement, c'est expliqué dans Former les nouveaux modérateurs Discord.

Pour les équipes e-sport, il y a un raccourci : si le formulaire est lié à une équipe du module E-sport, la personne acceptée rejoint le roster avec le statut à l'essai. Plus d'infos dans le guide Équipe e-sport sur Discord.

6. Personnaliser les messages privés

Sous Messages privés, chaque formulaire a ses propres textes pour Après l'envoi, En cas d'acceptation et En cas de refus. Si tu les laisses vides, Lizbot utilise un texte par défaut sympa dans la langue du formulaire. Les variables disponibles sont {user.mention}, {user.name}, {guild.name}, {form} et {reason}.

Un exemple pour l'acceptation :

Bienvenue dans l'équipe, {user.name} ! Ta candidature pour {form} a été acceptée. Passe dans #debut-equipe, tu y trouveras tout pour tes premiers jours.

Ajoute {reason} dans le message de refus si vous donnez des raisons. Une explication courte et factuelle aide les candidats à faire mieux la prochaine fois.

7. Publier le panneau et ouvrir le formulaire

Enregistre le formulaire et, dans la section Publier le panneau, publie le message avec le bouton dans #candidatures. Tu peux aussi le faire sur Discord avec /server applications panel. Republier met à jour le panneau existant.

Ouvre le formulaire avec l'interrupteur Formulaire ouvert ou avec /server applications open. Avec /server applications close, tu le mets temporairement hors ligne, par exemple quand l'équipe est complète. Le bouton reste visible, mais les candidats reçoivent alors un message indiquant que les candidatures ne sont pas acceptées pour le moment. Par défaut, les commandes /server applications sont réservées aux membres ayant la permission « Gérer le serveur ».

Teste le formulaire toi-même une fois, idéalement avec un compte secondaire qui remplit les conditions. C'est le seul moyen de vérifier que le découpage en pages, le salon d'examen et les MP fonctionnent.

Modèles : équipe, partenariat, rejoindre le clan

Trois modèles couvrent les cas les plus courants :

• Candidature pour l'équipe : domaine (modération, support, événements, technique, contenu), âge, fuseau horaire, heures par semaine, expérience en équipe, points forts et motivation. Les rôles sont attribués à la main.
• Partenariat : nom du serveur, lien d'invitation permanent, nombre de membres, thème, contrepartie et si la personne y est propriétaire ou admin. Vérifie toi-même le lien d'invitation avant d'accepter. Ce qui compte d'autre pour un partenariat est expliqué dans le guide sur les partenariats Discord.
• Rejoindre le clan : pseudo en jeu, rang actuel, rôle préféré dans l'équipe, jours de jeu, chat vocal oui ou non et une présentation facultative. Se combine bien avec l'attribution automatique des rôles. Pour construire le reste du serveur de ton clan, consulte le guide Créer un Discord de clan.

Adapte chaque modèle à ton serveur. Une demande de partenariat pour un serveur de jeu de rôle demande d'autres questions qu'une demande pour un clan gaming. Les inscriptions à un tournoi passent aussi très bien par un formulaire. Tout le déroulement avec check-in et planning est décrit dans Organiser un tournoi Discord.

Limites selon l'offre

Toutes les fonctions de ce guide sont déjà incluses dans l'offre Free. Pro et Studio augmentent seulement le nombre de formulaires. Tu trouves l'export CSV dans l'éditeur du formulaire sous Export ou dans l'onglet Candidatures. Il contient le statut, les dates, les votes et toutes les réponses, pratique pour faire des analyses dans un tableur. Plus de détails sur la page Candidatures.

Checklist

• Questions préparées, 15 maximum, le moins de pages possible
• #candidatures lisible par tous, mais sans droit d'écriture
• #candidatures-examen visible uniquement par l'équipe, Lizbot peut y créer des fils
• Rôles examinateurs et rôles à mentionner définis, vote activé
• Conditions comme le délai et l'âge du compte réglées
• Rôles à l'acceptation choisis, rôle de Lizbot placé au-dessus
• Textes des MP vérifiés, panneau publié, formulaire ouvert
• Testé soi-même une fois

Erreurs fréquentes

• Modèle jamais ouvert : les modèles démarrent fermés. Tant que tu ne l'ouvres pas, tout le monde reçoit seulement le message indiquant qu'aucune candidature n'est acceptée.
• Pas de salon d'examen : les candidatures arrivent alors uniquement dans le tableau de bord, et personne dans l'équipe ne les remarque.
• Salon d'examen public : les réponses contiennent souvent des infos personnelles comme l'âge ou le fuseau horaire. Le salon est réservé à l'équipe.
• Rôle de Lizbot trop bas ou sans « Gérer les rôles » : l'attribution des rôles échoue, et Lizbot indique quels rôles n'ont pas pu être modifiés.
• MP fermés : si un candidat a désactivé les MP venant du serveur, la décision et les questions complémentaires ne lui parviennent pas. Lizbot le signale, et vous le contactez autrement.
• Trop de questions obligatoires : face à trois pages de champs obligatoires, les gens abandonnent. Rends facultatif ce qui est secondaire.